Laptop adalah alat elektronik dengan harga relatif mahal dan sering menjadi inventaris kantor. Setiap karyawan harus tahu tips merawat laptop kantor dengan benar untuk meminimalisir borosnya biaya perawatan.
Meskipun kantor Anda sudah memiliki teknisi khusus untuk perawatan alat elektronik, namun cara pemakaian turut mempengaruhi usia laptop. Kerusakan pada laptop juga bisa mengganggu aktivitas kerja sehari-hari. Bagaimana cara Anda sebaiknya merawat laptop kantor bisa disimak di sini.
Cara Merawat Laptop Kantor agar Tetap Awet
Sudah menjadi tanggung jawab semua karyawan untuk bisa mengoperasikan laptop kantor dengan benar. Karena jika laptop kantor rusak, Anda sendiri yang juga mengalami kesulitan dalam bekerja. Pekerjaan bisa menumpuk, belum lagi Anda mungkin kehilangan klien baru.
Perusahaan juga sebaiknya memberikan pedoman perawatan laptop yang benar. Karyawan pun harus mengikuti pedoman ini dengan benar. Apa saja tips yang bisa diikuti dan dimasukan dalam pedoman perawatan laptop, kenali berikut ini.
1. Rutin Membersihkan Laptop sebelum Digunakan
Debu dan kotoran lembut lainnya sangat mudah menempel pada laptop. Apalagi jika Anda sering menggunakannya di luar kantor. Bersihkanlah debu atau kotoran apapun yang menempel sebelum menyalakan laptop.
Khususnya pada bagian layar, karena debu atau kotoran ini bisa menjadi sumber jamur di laptop. Apabila jamur muncul pada bagian layar perbaikannya sangat mahal. Begitu juga debu dan kotoran yang masuk hingga bagian kipas pembuangan, jika tersumbat dapat membuat laptop cepat panas dan kipas mati.
Cara membersihkan laptop dari debu dan kotoran sangat mudah. Anda bisa menggunakan tisu atau kain lap khusus yang kering. Jangan pernah menggunakan kain basah karena mesin laptop dan layarnya dapat rusak.
2. Menginstal Antivirus pada Laptop
Selain bagian fisik laptop, perangkat lunak juga perlu diperhatikan. Perusahaan sebaiknya memasang antivirus yang benar pada semua laptop karyawan. Antivirus akan menjaga perangkat lunak laptop tetap aman.
Begitu juga dengan data-data perusahaan yang sifatnya sensitif tidak mudah untuk diretas. Karyawan juga harus rutin update antivirus supaya kinerja laptop tetap lancar. Belum lagi jika laptop sering digunakan untuk membuka browser.
Jangan pelit untuk instal antivirus berbayar karena tingkat pengamanannya jauh lebih baik. Laptop bisa memiliki usia yang lebih panjang.
3. Meletakan dan Menyimpan Laptop dengan Benar
Perusahaan sebaiknya membuat aturan pemakaian laptop di tempat yang tepat begitu juga lokasi penyimpanannya. Aturan ini bisa menjadi standar operasional prosedur penggunaan inventaris elektronik kantor.
Laptop harus digunakan di atas permukaan datar seperti meja dan hindari meletakkannya di atas kain seperti kasur. Permukaan yang tidak datar tersebut dapat mengganggu sirkulasi udara panas dari mesin laptop yang menimbulkan panas berlebih.
Soal penyimpanan laptop, khususnya jika karyawan membawa laptop pulang harus menggunakan tas yang sudah disediakan oleh kantor. Baik tas dan laptop harus dijaga kondisinya agar tidak rusak ketika digunakan di mana saja.
4. Menjadwalkan Pengecekan Laptop Karyawan
Perusahaan yang sudah menyediakan tim teknisi khusus atau perawatan juga harus dijadwalkan untuk meninjau kondisi laptop secara berkala. Apalagi jika laptop kantor tersebut boleh dibawa pulang oleh karyawan.
Kerusakan yang terjadi bisa dideteksi lebih dini dengan adanya pengecekan terjadwal ini. Anda bisa menjadwalkan pengecekan laptop setiap satu bulan sekali. Bisa juga mengecek setiap laptop digunakan untuk aktivitas luar kantor.
Buat peraturan tanggung jawab karyawan apabila terjadi kerusakan tertentu yang tidak disengaja. Namun jika memang kerusakan karena usia suku cadang maka Anda harus menyediakan biaya khusus untuk perbaikan.
5. Larangan Membongkar Laptop
Takut ketahuan laptop rusak karena kesalahan sendiri, beberapa karyawan mungkin akan melakukan perbaikan dengan membongkar laptop sendiri. Padahal belum tentu perbaikan yang dilakukan membantu.
Sebaiknya buat larangan pembongkaran laptop kecuali teknisi kantor. Anda bisa saja memberikan segel untuk laptop yang baru saja dibeli sehingga akan ketahuan jika laptop sudah dibongkar.
Belilah laptop melalui ecommerce B2B indonesia yaitu Blibli for Business yang menyediakan banyak jenis laptop. Termasuk juga hp, tablet dan alat elektronik kantor lainnya. Blibli for business mempermudah Anda dalam pengadaan alat kantor berkualitas.
6. Larangan Melepas Baterai Laptop
Tips merawat laptop kantor yang mirip dengan nomor lima adalah pemberian larangan melepaskan baterai laptop. Anda bisa juga menambahkan stiker hologram pada bagian ini agar mudah mendeteksi jika karyawan melepaskan baterai tanpa izin.
Pengaruh melepaskan baterai laptop ini sangat besar, apalagi Anda hanya menggunakan charger saja. Pada saat terjadi mati listrik maka laptop akan langsung mati karena tidak terdapat baterai yang terpasang.
Apabila hal ini terjadi terus menerus maka bisa merusak komponen mesin di dalamnya. Biasanya kerusakan paling sering terjadi pada harddisk dan mainboard. Jika sudah rusak, Anda harus bersiap untuk membeli laptop baru.
7. Tentukan Waktu Penggunaan Laptop
Perawatan yang masih dianggap sepele adalah berapa lama penggunaan laptop dalam satu hari. Dilarang untuk menggunakan laptop selama 24 jam tiada henti karena bisa menimbulkan panas berlebih.
Anda mungkin ingin menyelesaikan pekerjaan yang tertunda namun justru jadi terhambat karena laptop mati akibat overheat. Matikan laptop jika sudah digunakan selama hingga 8 jam.
Karyawan pun tentu perlu istirahat juga agar bisa bekerja lebih efektif. Jadi tentukan jam kerja dan istirahat dengan baik.
Perhatikan dan terapkan semua tips merawat laptop kantor ini jika ingin inventaris perusahaan bertahan lama. Laptop yang bukan barang murah harus dijaga keawetannya dengan cara memperhatikan perawatannya yang benar.
